Pengalaman Mengurus Visa Schengen di Kedubes Belanda

Apabila ada satu visa yang sedikit membuat saya lebih repot dari biasanya, maka itu tak lain tak bukan adalah Visa Schengen yang saya dapatkan dari Kedutaan Belanda. Bukan, bukan karena saat itu saya mengurusnya bersama Neng, dan wanita dikenal sebagai mahkluk yang merepotkan. Namun, karena saya terpaksa harus berkorespondensi langsung dengan staf kedutaan yang berlokasi di Kuala Lumpur via email, hingga mengakibatkan jadwal pengambilan visa saya menjadi mundur.

Loh, kok bisa? Iya, semua karena saya gaya-gayaan tidak melampirkan surat pengantar dari kantor, yang ternyata memegang peranan penting dalam pengajuan Visa Schengen ini.

Begini ceritanya.

Bermula dari tiket murah ke Eropa yang saya dapatkan dari Qatar Airways –seharga empat jutaan pulang-pergi, yang akhirnya  menjadi tiket bulan madu, karena hanya jeda beberapa hari setelah tanggal pernikahan saya dan Neng, maka mau tak mau kami pun harus mengurus Visa Schengen untuk dapat masuk ke Eropa, atau tepatnya 26 negara di Benua Eropa.

Dari artikel-artikel yang dibaca, saya mendapatkan informasi bahwa mengurus Visa Schengen ini harus dilakukan di kedutaan/perwakilan negara tempat kami mendarat pertama kali di Eropa, atau di negara tempat kami “berencana” menghabiskan waktu paling lama di perjalanan.

Pilihan tersebut akhirnya mengerucut menjadi Belanda dan Italia. Belanda karena merupakan pintu masuk kami, sementara Italia karena kami berencana menghabiskan 6 hari di sana, dari rencana perjalanan selama 11 hari. Dari hasil survey online lagi, banyak yang mengatakan bahwa untuk mengurus Visa Schengen paling mudah dilakukan melalui Kedutaan Besar Belanda.

Gagasan yang langsung dituruti oleh saya yang polos ini.

Untuk mendapatkan Visa Schengen melalui Kedutaan Besar Belanda, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu:

A. Membuat Janji Permohonan Visa secara Online

Seperti halnya pedekate, kamu harus membuat janji terlebih dahulu untuk mendapatkan gebetan, maksud saya, Visa Schengen ini. Cukup kunjungi halaman ini, dan isi formulir yang tersedia. Apabila bingung, mengapa bahasanya kok bahasa Belanda, klik tulisan “English” pada sudut kanan atas halaman. Namun sayang, tidak tersedia pilihan bahasa Jawa dan Batak di sini.

Setelahnya, kamu bisa memilih pengajuan visa untuk “Individual“, “Family” atau “Groups“. Kemudian, klik!

Pilih tanggal yang kamu inginkan untuk mengajukan visa, tapi ingat bahwa di holiday season, seperti Juli dan Agustus, bisa saja slotnya penuh karena semua orang ingin berlibur di musim libur sekolah dan waktu summer. Dari informasi yang saya dapat melalui website resmi kedutaan, visa dapat diajukan maksimal 3 bulan, namun idealnya 2 minggu sebelum tanggal keberangkatan. Disebutkan pula, apabila tidak kebagian jadwal, kamu bisa langsung mengirimkan email ke jak-visa@minbuza.nl dengan menyebutkan alasan-alasan kemanusiaan yang jelas.

Setelah memilih tanggal, maka kamu akan dibawa ke halaman seperti di bawah ini, apabila kamu berhasil mengisi Captcha dengan benar. Tenang, gampang kok, tidak sesulit menebak maksud cewek Gemini ketika PMS.

Isilah data-data yang diberikan dengan tepat dan benar sesuai informasi yang terdapat pada paspor kamu. Harap disiapkan terlebih dahulu dengan jelas data-data berikut ini, karena kamu cuma diberikan waktu 15 menit untuk mengisi form tanpa perpanjangan waktu dan adu penalti.

• Appointment Type: Pilih jenis kunjungan yang kamu inginkan, seperti turis, mengunjungi keluarga, atau untuk bisnis. 
• Date of Appointment: Sesuai dengan tanggal yang telah kamu pilih, nanti akan muncul pilihan waktu yang tersedia.
• Family Name: Nama keluarga, atau marga, bagi orang Batak, misalnya.
• First Name: Nama depan, bisa lebih dari dua kata. Seperti saya misalnya “Muhammad Arif”.
• Date of Birth (YYYY-MM-DD): Tanggal lahir, dimulai dari tahun. 
• Nationality: Kewarganegaraan, pilih Indonesia apabila kamu mempunyai KTP.
• Telephone Number: Isi dengan nomor telepon atau ponsel yang dapat dihubungi.
• Email Address: Isi dengan alamat email yang aktif, lupakan alamat email alay terdahulu, yang kamu pakai untuk log in Friendster.
• Travel Start Date: Kapan waktu kamu mulai perjalanan ke Eropa, isikan di sini.
• Passport Number: Nomor paspor, bukan nomor yang lain.

Setelah terisi lengkap dan benar, klik “Save“, maka selanjutnya kamu akan mendapat pemberitahuan dan undangan resmi melalui email, yang harus kamu cetak untuk ditunjukkan pada hari yang ditentukan. Pada email tersebut juga kamu akan dikirimkan 2 buah attachments yang berisi (1) Visa Application Form dalam format .pdf, dan (2) Daftar Persyaratan yang Harus Dilengkapi untuk Mengurus Visa Schengendalam format .doc

B. Mengisi Schengen Visa Application Form

Tahapan berikutnya adalah mengisi formulir aplikasi visa, yang sudah kamu dapatkan melalui email. Ada dua pilihan cara pengisian, yaitu dicetak dahulu baru diisi, atau diisi dahulu di .pdf baru dicetak. Yang mana pilihan kamu? Kalau saya sih memilih yang kedua, lebih rapi, walaupun saya tidak mau jadi pilihan yang kedua.

Untuk formulirnya sendiri tidak sepanjang Visa Australia, melainkan hanya 3 halaman ukuran F4 (kertas, bukan Tau Ming Tse dkk), dengan 37 pertanyaan sebagai berikut.

1. Surname (Family Name): Sudah jelas, isi seperti penjelasan di tahapan sebelum ini.
2. Surname at Birth (Former Family Name): Isi sama dengan di atas, atau dengan nama lain, apabila kamu dilahirkan dengan nama yang berbeda. 
3. First Name(s) (Given Name(s)) (x): Sudah jelas, isi seperti penjelasan di tahapan sebelum ini, kecuali ada nama lain yang perlu kamu tambahkan.
4. Date of Birth (day-month-year): Sudah jelas, isi seperti penjelasan di tahapan sebelum ini, namun sekarang dari hari dulu, bukan tahun.
5. Place of Birth: Isi dengan tempat kelahiran kamu, atau tulis “batu” apabila kamu adalah Sun Go Kong.
6. Country of Birth: Negara di mana kamu dilahirkan.
7. Current Nationality: Sudah jelas, isi seperti penjelasan di tahapan sebelum ini.
8. Sex: Astaghfirullah, pertanyaannya. Yang ini maksudnya jenis kelamin, bukan seberapa sering kamu melakukan hubungan kelamin.
9. Marital Status: Alhamdulillah, sekarang saya sudah menikah. Berbeda waktu pengajuan Visa Amerika Serikat dua tahun lalu.
10. In The Case of Minors: Hanya diisi apabila kamu membawa anak kecil.
11. National Identity Number: Saya sarankan untuk diisi dengan nomor KTP, bukan SIM atau NPWP.
12. Type of Travel Document: Pilih jenis paspor yang kamu punyai, selain Paspor BCA.
13. Number of Travel Document: Nomor paspor kamu, jangan sampai salah isi.
14. Date of Issue: Tanggal penerbitan paspor. Cukup jelas.
15. Valid Until: Masa berlaku paspor sampai kapan.
16. Issued By: Pihak penerbit paspor, atau diisi kantor imigrasi yang menerbitkan. Kalau saya kemarin mengisi “Jakarta Timur”.
17. Applicant’s Home Address: Walaupun ditanya alamat rumah, jangan sedih kalau kamu belum punya rumah. Isi saja dengan alamat tempat tinggal sekarang.
18. Residence in A Country Other than The Country of Current Nationality? Pilih No apabila kamu adalah orang Indonesia yang tinggal di Indonesia, dan Yes apabila kamu orang berkewarganegaraan asing yang tinggal di Indonesia.
19. Current Occupation: Jawab sejujur-jujurnya, dan lengkapi dengan dokumen yang sah. Jangan seperti saya, menulis travel blogger dan karyawan, tapi tidak melampirkan surat pengantar dari kantor.
20. Employer and Employer’s Address and Telephone Number: Nama kantor, alamat, dan nomor telepon kantor. Saya rasa cukup jelas.
21. Main Purposes(s) of The Journey: Pilih jenis kunjungan yang diinginkan, seperti wisata, bisnis, budaya, atau olahraga. Atau bisa juga kamu mengisi Other (please specify): Silaturahmi ke rumah Edgar Davids.
22. Member State(s) of Destination: Saya kemarin mengisi “Netherlands”.
23. Member State of First Entry: s.d.a. Sama dengan jawaban di atas, bukan Suryadharma Ali.
24. Number of Entries Requested: Pilih multiple entries supaya kemu bisa keluar masuk Eropa selama masa berlaku visa.
25. Duration of The Intended Stay or Transit: Isi dengan lamanya rencana perjalanan kamu.
26. Schengen Visas Issued during The Past Three Years? Saya memilih “No” karena belum pernah mendapatkan Visa Schengen sebelumnya.
27. Fingerprints Collected Previously for The Purpose of Applying for A Schengen Visa? Saya pilih “No” lagi. Gak tahu kalau Mas Anang.
28. Entry Permit for The Final Country of Destination: Isi, apabila negara tujuan terakhir perjalanan kamu memerlukan visa lagi untuk masuk.
29. Intended Date of Arrival in The Schengen Area: Isi dengan tanggal kedatangan kamu.
30. Intended Date of Departure from The Schengen Area: Isi dengan tanggal kepulangan kamu.
31. Surname and First Name of The Inviting Person(s) in The Member State(s). If Not Applicable, Name of Hotel(s) or Temporary Accommodation(s) in The Member State(s): Isi dengan pihak yang mengundangmu untuk datang berkunjung, atau apabila tidak ada, bisa diisi dengan nama, alamat, dan nomor telepon penginapan yang akan kamu tempati kelak.
32. Surname, First Name, Address, Telephone, Telefax, and E-mail Address of Contact Person in Company/Organisation: Isi apabila ada.
33. Cost of Travelling and Living during The Applicant’s Stay is Covered: Pilih, apakah biaya perjalanan kamu berasal dari dana sendiri atau ada sponsor. Pilih pula jenis harta/support yang kamu bawa ke sana, apakah uang tunai, kartu kredit, atau yang lain.
34. Personal Data of The Family Member Who is An EU, EEA or CH Citizen: Isi apabila ada, tapi jangan mengaku-aku saudaranya Darryl Janmaat atau Siem de Jong, ya!
35. Family Relationship with An EU, EEA or CH Citizen: Isi apabila kamu memiliki hubungan kerabat dengan isian nomor 34.
36. Place and Date: Tempat dan tanggal mengisi formulir. Tulis saja Jakarta, pada bagian tempat.
37. Signature: Tanda tangan, bukan cap jempol, atau cap bibir.

C. Menyiapkan Syarat-syarat Permohonan Visa Schengen

Berdasarkan attachment yang didapat melalui email, akan ada beberapa syarat-syarat yang harus kamu lengkapi sebelum membawa keseluruhan berkasnya ke Kedutaan Belanda, seperti yang tertera di bawah ini.

Paspor Yang Valid

Paspor yang valid, yang memang adalah punyamu. Jangan gunakan paspor orang lain, atau malah paspor yang kamu edit pakai Photoshop. Itu tidak dibenarkan. Gunakan paspor yang resmi diterbitkan oleh kantor imigrasi Indonesia.

Foto 

Foto yang disyaratkan adalah memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

• Berukuran 3,5 x 4,5 sentimater, bukan meter, kecuali kamu mau ikut Pilkada DKI;
• Lebar wajah di foto, minimal 16 milimeter, dan maksimal 20 milimeter;
• Pandangan menatap lurus ke depan, bukan menerawang ke masa lalu;
• Foto berlatar belakang netral, maksudnya putih polos, bukan foto bersama Bagus, Eno, dan Coki.
• Posisi foto natural, tidak perlu dimanis-maniskan, atau menggunakan filter Snapchat.

Bingung? Sama. Makanya saya memercayakan urusan foto ini kepada jasa tukang foto yang terdapat di Kedutaan Belanda, dengan biaya Rp50.000,- per sekali foto, dengan tingkat akurasi 100%.

Biaya Pengajuan Visa Schengen

Saat saya mengajukan permohonan visa pada bulan Januari 2016, biayanya adalah 60 Euro per orang, dan harus dibayar dengan mata uang Rupiah, atau senilai Rp850.000,- pada saat itu.

Formulir Aplikasi Visa Schengen

Formulir aplikasi, adalah formulir yang sudah dijelaskan pada tahapan sebelum ini, bawalah setelah diisi lengkap. Cukup jelas, bukan?

Asuransi Perjalanan

Sama seperti Visa Australia, diperlukan juga asuransi perjalanan untuk mendapatkan Visa Schengen ini. Yang disyaratkan adalah asuransi yang meng-cover lamanya perjalanan kamu di Eropa dan mampu meng-cover sedikitnya 30.000 Euro termasuk biaya medis dan repatriasi.

Kali ini, berhubung sudah berkeluarga, saya membeli paket asuransi dari AXA secara online tipe family, untuk single trip selama kurang lebih 12 hari. Biayanya cukup murah, USD 68, atau sekitar Rp900 ribuan pada saat itu, untuk dua orang, yaitu saya dan Neng.

Ingat, beli asuransi bukan karena itu merupakan sebuah syarat untuk mendapatkan visa, namun karena memang diperlukan.

Bukti Reservasi Tiket Pesawat

Reservasi tiket dibutuhkan untuk meyakinkan pihak kedutaan bahwa kamu benar-benar akan berangkat ke Eropa, dengan menggunakan tiket pesawat tersebut, bukan dengan menumpang kapal Pelni atau kapal pengungsi Tamil yang berasal dari Srilanka.

Bukti Keuangan (Rekening Koran dan Surat Keterangan Bekerja)

Sebagai bukti bahwa kamu dapat menghidupi diri kamu di Eropa dan untuk meyakinkan pihak kedutaan bahwa kamu tidak akan mencari kerja di Eropa, maka dibutuhkan dua buah bukti utama, yaitu rekening koran selama tiga bulan terakhir dan surat keterangan bekerja dari perusahaan/kantor tempatmu bekerja.

Untuk mendapatkan rekening koran cukup mudah, bisa dicetak sendiri melalui internet banking, atau dengan datang langsung ke bank membawa Buku Tabungan, Kartu ATM, dan juga identitas diri seperti KTP apabila kamu sudah akil baligh. Bukti tersebut bisa juga diperkuat dengan surat referensi bank untuk mengurus visa, yang bisa didapatkan dengan biaya (biasanya, walaupun ada bank yang mungkin menggratiskannya).

Sementara untuk surat keterangan bekerja, jelas, kamu bisa memperolehnya dari kantor tempat kamu bekerja, atau apabila kamu adalah seorang wirausaha seperti Neng, kamu bisa melampirkan SIUP, beserta dengan bukti-bukti kepemilikan usaha tersebut.

Saat itu, karena saya memiliki dua pekerjaan, yaitu sebagai karyawan dan social media freelancer saya mencoba peruntungan dengan tidak melampirkan surat pengantar dari kantor melainkan hanya surat keterangan pekerjaan sebagai travel blogger yang saya buat sendiri.

Sebuah keputusan yang berikutnya menjadi sedikit saya sesali.

Bukti Pemesanan Penginapan

Untuk penginapan, kamu diharuskan melampirkan semua bukti pemesanan hotel/akomodasi selama periode perjalanan kamu di negara-negara Schengen. Apabila penginapan belum pasti didapat, kamu bisa juga melakukan booking sementara melalui Booking.com, untuk kemudian di-cancel dan booking ulang setelah mendapatkan visa.

D. Menyerahkan Dokumen ke Kedutaan Belanda

Kami tiba di pintu gerbang Kedutaan Belanda yang terletak di Jl. HR Rasuna Said Kav S-3, Kuningan Timur, Setiabudi, Jakarta pada hari yang ditentukan, lebih cepat 20 menit sebelum jadwal appointment.

“Mau daftar visa?” Tanya petugas keamanan yang berjaga di gerbang pada saya. “Jadwal jam berapa, Pak?”

“Sembilan tiga puluh, Pak.” Jawab saya lugas, tanpa memperdebatkan bahwa yang benar itu pukul, bukan jam. Berikutnya, si petugas meminta kami untuk menunggu sebentar, karena giliran kami belum tiba.

Tak lama kemudian, kami diminta masuk ke dalam kedutaan setelah melalui pemeriksaan dengan mesin pemindai logam, termasuk cek barang bawaan yang terdapat dalam tas yang kami bawa. Setelahnya, kami disodori sebuah daftar yang berisi checklist kelengkapan dokumen yang harus disiapkan, termasuk bagaimana cara mengurutkan dokuman secara baik dan benar.

Setelah mengecek kelengkapan dokumen, saya dan Neng bergerak ke sudut ruang tunggu untuk melakukan foto visa, sebelum akhirnya memasuki ruang pendaftaran visa setelah memastikan semuanya lengkap. Di sini, kami hanya diizinkan membawa dokumen kelengkapan visa, sementara gawai dan barang-barang berharga lainnya harus dititipkan ke dalam locker.

“Yah, gak bisa Twitteran dong.”

Di dalam ruang pendaftaran visa, ternyata kami masih harus menunggu lagi sebelum dipanggil ke loket pendaftaran. Tersedia beberapa bangku berbaris yang disusun memanjang, dan kami diminta untuk mengantre sesuai urutan masuk ke lokasi.

Setelah sampai pada giliran kami, petugas meminta untuk menyerahkan dokumen-dokumen yang sudah kami bawa, sebelum mengecek kelengkapannya.

“Berdua saja?” Tanya si petugas. “Jalan-jalan?”

“Mau honeymoon.” Jawab Neng, tanpa malu. Dasar cewek.

Berikutnya, kami diminta untuk melakukan pengambilan sidik jari, sebelum bergerak lagi ke loket pembayaran visa.

E. Membayar Biaya Visa

Dari loket pendaftaran, kami bergeser ke loket pembayaran, yang masih terletak di ruangan yang sama. Di sana juga tersedia beberapa bangku untuk mengantre, yang jumlahnya tidak sebanyak jumlah bangku di loket pendaftaran.

Setelah tiba pada gilirannya, kami pun maju untuk melakukan pembayaran. Setelahnya, kami diberikan tanda terima dan sebuah instruksi untuk mengambil paspor yang seharusnya sudah berisi Visa Schengen, lima hari kerja berikutnya.

Tapi ternyata kenyataan berkata lain.

F. Menunggu Proses Pemrosesan Visa

Menunggu, adalah hal yang menyebalkan, apalagi untuk sesuatu yang belum pasti, seperti misalnya jawaban gebetan, cewek yang lagi dandan, dan juga proses penyelesaian visa. Ya, karena semua tergantung dengan kebijakan kedutaan, apakah akan memberikan visa atau malah menolaknya mentah-mentah.

Apalagi kalau beberapa hari setelah menyerahkan dokumen, saya mendapat email seperti ini.

Sebuah email dari bagian pengurusan Visa Schengan Kedutaan Besar Belanda yang berlokasi di Kuala Lumpur, Malaysia. Sebuah email yang meminta saya untuk menyerahkan surat pengantar kantor yang menyebutkan nama dan tanggal lahir dalam suratnya. Sebuah permintaan yang berat, mengingat waktu yang terbatas dan birokrasi kantor yang berbelit.

Sampai akhirnya saya memutuskan untuk menjelaskan mengenai pekerjaan freelance saya, sebagai travel writer dan blogger, juga menjelaskan bahwa maksud kedatangan saya ke Eropa adalah untuk berbulan madu selama kurang lebih sebelas hari. Setelah beberapa kali berbalas email akhirnya saya mendapat sebuah email yang membuat saya terlonjak ketika membacanya.

Yay! Akhirnya visa saya sudah disetujui untuk diproses lebih lanjut, setelah pihak kedutaan yakin akan ikatan saya dengan Indonesia tanah air beta, dan bahwa saya memiliki dana yang cukup untuk bepergian ke Eropa.

G. Mengambil Visa ke Kedutaan (kalau sudah jadi)

Sesuai tanggal yang dituliskan di dokumen awal, saya kembali datang ke kedutaan untuk melakukan pengambilan visa. Prosedur masuknya kurang lebih sama, menunggu jadwal, melewati pemeriksaan, menitipkan barang di locker, dan menunggu di ruang pendaftaran yang kalau siang hari berubah fungsi menjadi ruang pengambilan visa.

Setelah nomor antrean dipanggil, saya melangkah ke loket dan menyerahkan tanda terima, sebelum menunggu visa saya diambilkan oleh si petugas. Pada nomor-nomor antrean sebelumnya, pengambilan visa dilakukan cukup cepat, dan tanpa rasa sakit. Namun entah mengapa, ketika giliran saya, prosesnya menjadi lebih lama.

“Maaf Mas, visanya belum ada.”

DHEG! “Ta…tapi saya sudah mendapat email kalau sedang diproses.”

“Iya, tapi visanya belum ada.” Jawab si petugas kalem. “Coba datang lagi besok siang, atau bisa menghubungi ke nomor telepon ini.” Jelasnya, sambil menuliskan sederet angka.

Aduh. Siang itu, saya keluar dari kedutaan dengan tangan hampa, dan hati yang sedikit terluka.

Besok siangnya, saya kembali lagi di tempat yang sama, setelah melalui prosedur masuk yang sama. Deja vu. Beberapa jam sebelumnya, saya sudah mencoba menelepon ke nomor telepon yang diberikan si petugas kemarin, namun ternyata tidak ada yang mengangkat, hingga akhirnya saya memutuskan untuk kembali datang dengan semangat nothing to lose.

Petugas yang menerima kedatangan saya di loket pengambilan kali ini adalah seorang wanita, yang sepertinya adalah Warga Negara Asing yang bekerja di sini, yang ditunjukkan dengan bahasa Indonesia yang sedikit terpatah-patah.

“Sebantar saya cari dahulu.” Jawabnya, sebelum kembali ke loket dengan setumpuk paspor.

“Mr. Muhammad Arif Rahman…“

“Yes.”

“…and Ms. Poetry Gladies?“

“Yes yes.“

“Selamat visanya sudah jadi.”

“Yes yes yes!” Batin saya.

“Tapi…”

“Tapi apa?” Kini, wanita itu membolak-balik lembaran paspor saya, dan membaca informasi yang terdapat pada Visa Schengen yang kini sudah menempel manis di sana.

“Tapi cuma dapat sebulan.” Jawabnya “Tidak apa-apa ya?”

Walaupun cuma dapat visa berdurasi sebulan, dari kemungkinan tiga bulan hingga tiga tahun, saya masih bersyukur karena akhirnya bisa dapat izin dari Schengen untuk berbulan madu ke Eropa. Ya daripada semua tiket dan bookingan hangus karena visa tidak disetujui kan? Sebulan is better than nothing.

Mengapa cuma sebulan? Kalau saya tebak sih karena status pekerjaan yang saya cantumkan sebagai freelancer. Ehehe.

Sekadar informasi, kabarnya, per 1 Juli 2016 nanti pengurusan Visa Schengen untuk Belanda akan dilakukan melalui agen VFS Global yang juga melayani pengurusan visa negara-negara Eropa lain, seperti misalnya Visa UK. 

Namun untuk syarat-syaratnya, kemungkinan kurang lebih sama seperti yang saya sebutkan pada artikel ini, yang semoga saja kamu baca, supaya artikelnya tidak menjadi sia-sia.